为规范研究会档案管理，系统、完整地保存研究会的重要文件、历史资料、学术活动资料及科研成果资料，特制订下列管理制度：

一、档案管理工作统一由研究会秘书处负责

研究会秘书处应对每年的档案资料进行分类、整理、归档。加强有关重要资料的征集，及时进行建档与保管。档案保管人员发生变动，应当办理档案交接手续。

二、归档范围

凡反映研究会活动，具有查考利用价值的各类资料均应归档。包含各种介质记录的档案资料。

（一）文书档案

按组织建设类、总结及年检类、会员管理类、业务工作类、成果与表彰类、会刊工作类、其他资料类等七类建档。

1、组织建设类

研究会设立和运行有关的注册登记、变更事项、研究会党建、历史沿革、大事记等资料；研究会制订的各种制度和规范；研究会向业务主管部门、上级研究会的情况汇报及上级的批复；研究会各届会员代表大会、理事会的会议资料。

2、总结及年检类

反映研究会主要职能活动的报告、总结、统计表及其他调查表等；年检资料。

3、会员管理类

历届研究会理事会理事的推荐表、理事会名册，正副会长、正副秘书长、常务理事名册及研究会聘请的工作人员名册等人事档案资料；会员登记表、花名册。

4、业务工作类

研究会缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件，转发文件含被转发的原件，联合发文的文件含办文复印件和文件原件)。

有关单位的来文来件；工作计划及活动内容；重要的业务会议材料；开展调研的调查报告；工作简报、通讯报导等宣传材料；与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、成果与表彰类

科研课题资料；重大学术活动的资料；研究会的纪念文集、专集、纪念册和会员出版的文集；各类表彰奖励资料。

6、会刊工作类

有关内部资料管理、年检资料；会刊样本及发行清单；办刊总结及其他可以归档的办刊资料。

7、其他资料类

(二) 财务会计档案

1、会计凭证

2、会计账簿

3、固定资产卡片

4、实物账簿

5、审计资料
　　（三）音、声、像资料

１、反映研究会重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。

２、其他由研究会保存的各类剪报、照片、录音、录像资料。
　　三、保管要求和方式

（一） 规范格式

1、以原件保管为主，复制资料应加盖研究会印章，对一切可以电子方式储存的资料，注意电子方式的保管和备份。

2、使用标准档案材料袋，分类存放，年终装订成卷、成册。

3、音、声、像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)以及文字说明两部分组成。

（二）规范管理，专人保管

1、研究会秘书处应明确档案保管人员，做到专人、专柜保管，财务资料由研究会会计负责保管，出纳人员不得兼管财务会计档案。

2、建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由档案保管人员集中统一保管。公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交档案保管人员归卷。

3、外借参阅要向档案保管人员办理借阅手续，限时归还。

4、声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特殊需要，经研究会主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；对库存的音、声、像档案，要两年检查一次。

5、查阅或者复制档案的人员，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

（三）档案保存地点

根据实际情况及办公条件，合理确定档案保存地点，所有档案存放在专用档案柜中。

（四）最低保管期限

按照各类档案的有关规定执行。

（五）特殊档案资料的建档和保管事宜由理事会研究确定，研究会秘书处负责执行。